Diễn thuyết và báo cáo đều là những phương cách trao đổi ý tưởng và thông tin trong nhóm. Nhưng khác với báo cáo, diễn thuyết chứa đựng trong đó cả cá tính của người nói và cho phép các thành viên trong nhóm có thể tương tác trực tiếp với nhau

 Một người diễn thuyết tốt phải có:

- Nội dung: đó là những thông tin cần thiết cho nhóm. Nhưng không giống báo cáo, được đọc lên với nhịp điệu của chính người đọc, diễn thuyết phải tính đến việc người nghe sẽ thu nhận được bao nhiêu thông tin trong khi nghe.

- Cấu trúc: Nghĩa là một trình tự mở đề, diễn giải và kết luận hợp lý. Bài diễn thuyết phải được sắp xếp theo trình tự và nhịp điệu phù hợp để người nghe có thể hiểu được. Luôn phải có các phần phụ lục và chú thích để định hướng người nghe. Người diễn thuyết cũng phải cẩn thận không để người nghe xao nhãng khi chính mình nói dông dài ra khỏi chủ đề chính của bài diễn thuyết.

- Lời giới thiệu: Phần này phải được chuẩn bị kỹ càng. Một báo cáo thì có thể đọc đi đọc lại nhiều lần và có thể bỏ qua phần này phần nọ, nhưng với một bài diễn thuyết, sự chú ý của người nghe là do chính người diễn thuyết định đoạt.

- Cá tính: Một bài diễn thuyết tốt sẽ được người ta nhớ hơn là một bài báo cáo tốt vì nó có những đặc điểm cá nhân trong đó. Tuy vậy, bạn vẫn cần phân tích rõ lúc nào thì diễn thuyết, lúc nào thì báo cáo sẽ đáp ứng được nhu cầu của người nghe tốt hơn.

Để đạt được hiểu quả trong diễn thuyết, bạn cần chú ý đến từng yếu tố. Mỗi yếu tố, dù nhỏ, cũng có thể đem lại thành công cho bài diễn thuyết hoặc khiến nó mãi mãi rơi vào quên lãng.

Giọng nói

Giọng nói có thể được coi là công cụ giá trị nhất của người diễn thuyết. Nó chứa đựng hầu hết nội dung mà người nghe thu nhận được. Một trong những điểm kỳ lạ trong việc diễn thuyết là chúng ta rất dễ dàng chỉ ra trong giọng nói của người khác có vấn đề gì, như nhanh quá, cao quá, trầm quá... , nhưng lại không tự nhận ra và sửa chữa được những vấn đề ngay trong giọng nói của chính mình.

Dưới đây là những điểm chính để đánh giá chất lượng của một giọng nói:

- Âm lượng: Dù là nói to hay nói bé, điều quan trọng nhất vẫn là người nghe có thể nghe được mà người nói không phải hét lên. Một người diễn thuyết tốt phải biết hạ giọng khi muốn lôi kéo người nghe, và lên giọng khi muốn nhấn mạnh một điểm nào đó.

- Sắc thái: Đó chính là cá tính của mỗi âm thanh. Âm thanh của một chiếc máy bay khác hẳn âm thanh của một làn gió. Một giọng nói có sắc thái lo sợ cũng sẽ khiến người nghe lo sợ theo, trong khi một giọng nói vui tươi sẽ khiến người nghe mỉm cười.

- Cao độ: Đó là độ cao thấp của giọng nói, không ai giống ai. Ví dụ Pee Wee Herman (diễn viên, nhà văn, nhà soạn kịch hài người Mỹ nổi tiếng) có giọng nói cao, Barbara Walters (người dẫn chương trình truyền hình nổi tiếng ở Mỹ) có giọng nói trung bình, trong khi James Earl Jones (diễn viên điện ảnh và kịch nói da đen nổi tiếng của Mỹ) lại có giọng nói trầm.

- Nhịp điệu: Đó là trường độ của âm thanh phát ra. Nói nhanh sẽ khiến từ và âm tiết được phát âm ngắn, trong khi nói chậm sẽ khiến chúng bị kéo dài. Biết điều chỉnh nhịp điệu nói sẽ duy trì được sự chú ý của người nghe.

- Màu sắc: Hãy kiểm chứng yếu tố này bằng cách nói câu "Chính sách mới này sẽ thú vị lắm đây" với nhiều cảm xúc khác nhau: đầu tiên là ngạc nhiên, sau đó là mỉa mai, rồi buồn bã, và cuối cùng là giận dữ. Cùng một câu nói nhưng cảm xúc bạn lồng vào đó sẽ khiến câu nói tạo ra những hiệu quả khác nhau.

Hãy nhớ câu nói này của Shakespeare "Thế gian là một sân khấu lớn" - việc diễn thuyết cũng chính là một vở kịch trên sân khấu Broadway! Một trong những điểm đáng phê phán nhất ở những người diễn thuyết đó là giọng nói quá đều đều đơn điệu. Người nghe sẽ cảm thấy người diễn thuyết này thật buồn chán và tẻ nhạt. Đã số người nghe đều thừa nhận rằng họ chẳng lĩnh hội được gì mấy và đánh mất sự chú ý rất nhanh khi phải nghe những người diễn thuyết không chịu học cách điều chỉnh giọng nói của mình.

Hãy thử hai cách sau để hoàn thiện giọng nói của bạn:

1. Tự lắng nghe giọng nói của mình, và luyện tập việc đó ở mọi lúc mọi nơi, ở nhà, khi lái xe, khi đi dạo... Sau đó, khi ở cơ quan hay đang làm việc, hãy kiểm soát giọng nói để xem bạn có thể sử dụng nó theo đúng ý mình không.

2. Để nghe được giọng nói thật của mình, hãy dùng hai bàn tay úp lại nối miệng và một bên tai thành một ống dẫn âm thanh từ miệng đi thẳng đến tai. Cách làm này giúp bạn nghe được đúng giọng nói mà người khác nghe thấy..., sẽ rất khác so với những gì bạn tưởng về giọng nói của chính mình! Và hãy bắt đầu luyện tập việc kiểm soát giọng nói của mình.

Cơ thể

Cơ thể bạn có thể tạo ra những ấn tượng giao tiếp rất khác nhau đối với công chúng. Họ không chỉ muốn nghe bạn, họ còn muốn nhìn bạn. Sự luộm thuộm sẽ khiến người ta nghĩ bạn quá bàng quan hoặc không quan tâm... cho dù thực tế bạn cũng quan tâm rất nhiều! Trái lại, thể hiện một dáng điệu tốt sẽ truyền thông điệp đến công chúng rằng bạn biết mình đang làm gì và bạn thật sự quan tâm sâu sắc đến điều đó. Không những thế, dáng điệu tốt còn có thể giúp bạn nói năng rành mạch và hiệu quả hơn.

Trong khi diễn thuyết, bạn hãy cố gắng tận dụng:

- Sự giao tiếp bằng mắt: Điều này giúp bạn điều chỉnh dòng chảy giao tiếp. Đó là dấu hiệu cho thấy bạn quan tâm đến công chúng và khiến bạn trở nên đáng tin cậy hơn. Người diễn thuyết giỏi là người biết dùng ánh mắt để mở ra dòng chảy giao tiếp, đồng thời truyền đi cả mối quan tâm, sự ấm áp và sự tin cậy.

- Biểu hiện trên khuôn mặt: Nụ cười có sức mạnh lan truyền niềm hạnh phúc, sự thân thiện, hơi ấm và sự thích thú. Vì thế, nếu bạn thường xuyên cười, bạn sẽ trở nên đáng yêu, thân thiện, ấm áp và dễ gần hơn trong mắt công chúng. Nụ cười có tính lây lan và vì thế, người khác sẽ mỉm cười đáp lại bạn. Họ sẽ cảm thấy thoải mái khi đứng cạnh bạn và muốn nghe bạn nói thêm nữa.

- Điệu bộ, cử chỉ: Nếu bạn không có một điệu bộ cử chỉ nào trong khi nói, công chúng sẽ cảm thấy bạn là người tẻ nhạt và cứng nhắc. Một phong cách nói sống động sẽ khiến công chúng chú ý, giúp cho những số liệu khô khan trở nên thú vị, và công chúng cũng dễ dàng hiểu những gì bạn nói hơn.

- Dáng điệu: Khi diễn thuyết, bạn sẽ truyền đi thông điệp không chỉ bằng cách nói mà còn bằng cách di chuyển. Đứng thẳng và hơi ngả về phía trước cho thấy bạn là người dễ gần, dễ tiếp thu và thân thiện. Sự gần gũi giữa cá nhân với nhau sẽ được thiết lập khi bạn và công chúng nhìn thẳng vào nhau. Nên tránh quay lưng lại với công chúng, nhìn xuống sàn nhà hoặc nhìn lên trần nhà khi nói, vì người nghe sẽ nghĩ bạn chẳng quan tâm gì đến sự tồn tại của họ.

- Sự gần gũi: Ở mỗi nền văn hóa, đều có những quy tắc về khoảng cách tương tác giữa con người thế nào là đủ để họ cảm thấy thoải mái. Hãy chú ý những dấu hiệu khó chịu khi bạn xâm phạm không gian của người khác, như đung đưa, nhún nhảy, vỗ vai hay nhìn chằm chằm. Đó là trong một không gian hẹp, còn trong một căn phóng lớn, tình hình lại khác. Không gian rộng sẽ tạo ra khoảng cách giữa người diễn thuyết với công chúng. Để khắc phục, hãy đi lại trong phòng để tăng sự tương tác. Sự gần gũi cũng cho phép bạn giao tiếp bằng mắt tốt hơn và tạo thêm cơ hội cho những người khác được phát biểu ý kiến.